Argent Energy geeft elk jaar een aanzienlijk bedrag uit aan goederen, diensten en werkzaamheden. Onze waarden bepalen hoe wij leveranciers behandelen, en wij willen ervoor zorgen dat onze commerciële en inkoopprocessen eerlijk en begrijpelijk zijn.
Hoe wordt u leverancier?
Voordat een leverancier voor Argent Energy kan werken, beoordelen wij leveranciers op de volgende criteria:
Staat van dienst op het gebied van gezondheid en veiligheid – Wij beoordelen de staat van dienst van de leverancier op het gebied van veilig werken en wij controleren of de leverancier regelmatig opleidingen voor werknemers en onderaannemers organiseert.
Geschiktheid – Wij beoordelen alle leveranciers om na te gaan of zij een goede staat van dienst hebben en de goederen en diensten kunnen leveren die Argent Energy nodig heeft om aan zijn technische specificatie te voldoen.
Financiële levensvatbaarheid – Wij gaan na of het binnenhalen van de opdracht er niet toe zal leiden dat een leverancier te afhankelijk wordt van een contract met Argent Energy. Wij gaan ook na of de leveranciers in staat zijn de verwachte contractwaarde te beheren en of hun financiële draagkracht sterk genoeg is.
Kwaliteit – Wij controleren het streven van leveranciers naar voortdurende verbetering. Dit omvat het controleren van de juiste kwaliteitsborgingscertificering, gedocumenteerde procedures en ISO-accreditaties.
Beleid en staat van dienst inzake duurzaamheid – Wij beoordelen hoe de leverancier rekening houdt met milieufactoren zoals vervuiling en ISO 14001. Wij houden ook rekening met het sociale beleid van leveranciers, zoals de arbeidsnormen voor werknemers en onderaannemers (link naar Moderne Slavernij).
Levenslange kosten – Wij hanteren een ‘wieg-tot-graf’-benadering door alle contractkosten in kaart te brengen, vanaf de overgang tot en met de uiteindelijke beëindiging van het contract.
EVALUATIE CRITERIA
Alle bovengenoemde criteria worden door de voornaamste belanghebbenden binnen de onderneming geëvalueerd voordat er contracten worden toegekend. Tijdens het hele proces houden we regelmatig vergaderingen om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden erop vertrouwen dat de leveranciersbeoordelingen een eerlijke weerspiegeling zijn van het voorstel van elke bieder.
Bij de evaluatie wordt, waar nodig, rekening gehouden met de volgende factoren:
- Minimaal gebruik van nieuw materiaal in het product
- Het gebruik van recycleerbare producten in plaats van wegwerpartikelen
- Minimale of geen milieueffecten van de levenscyclus van het product of de dienst
- Waar mogelijk verpakking vermijden
- Verminderd verbruik van energie/water
- Vermijding van toxiciteit waar mogelijk
- Vermijding van het gebruik van wegwerpartikelen voor eenmalig gebruik
- Overwegingen inzake afvalverwijdering (hoge recycleerbaarheid)
De voorkeur wordt gegeven aan leveranciers die beschikken over:
- Duurzaamheid waarden en verplichtingen
- Duurzaamheidscertificaten of -onderscheidingen
- Systemen voor duurzaamheidsbeheer of systemen voor kwaliteitsbeheer.
- Volledige naleving van de Argent Energy Gedragscode voor leveranciers.
N.B. Om in aanmerking te komen om indirecte aankoopproducten en -diensten aan Argent Energy te leveren (als verkoper, aannemer of onderaannemer), wordt aanbevolen dat een registratie wordt voltooid bij Achilles (www.achilles.com), dit omvat een registratie-, kwalificatie- en auditproces om te voldoen aan de vereisten inzake risicobeheer van de koper en de sector.
Beoordeling van offertes/Due Dilligence leveranciers
De offertes kunnen een antwoord zijn op:
- Offerteaanvraag
- Aanvraag voor een voorstel
- Uitnodiging tot indienen van aanbestedingen
In alle gevallen maken wij gebruik van formele beoordelingsmodellen om de beste oplossing te vinden.
Alle offertes dienen in overeenstemming te zijn met onze algemene voorwaarden, tenzij er duidelijke voordelen zijn om onze algemene voorwaarden te wijzigen of ervan af te wijken.
Wij kunnen elektronische methoden gebruiken om het offerteproces uit te voeren, bijvoorbeeld online aanbestedingen en van tijd tot tijd omgekeerde veilingen. Het kan ook zijn dat wij kantoren/locaties van nieuwe leveranciers willen bezoeken en hen willen vragen om referenties van klanten. Dit is een kans voor leveranciers om zichzelf te vertegenwoordigen en hun producten, diensten en capaciteiten volledig toe te lichten.
GUNNING VAN CONTRACTEN
Nadat de offertes zijn beoordeeld, wordt de opdracht gegund aan de leverancier(s) die de hoogste score heeft (hebben) behaald.
Na de gunning van een contract beoordelen wij regelmatig de prestaties van onze leveranciers. Sommige contracten bevatten formele Key Performance Indicators (KPI’s) die regelmatig worden gecontroleerd; de resultaten worden met de leverancier gedeeld om constructieve feedback te kunnen geven. Wij moedigen leveranciers ook aan ons feedback te geven om ons te helpen het contract voortdurend te verbeteren.
Ons doel is sterke werkrelaties op te bouwen met onze belangrijkste leveranciers, om onze prestaties voortdurend te verbeteren en wederzijdse voordelen te helpen opleveren.
ACHILLES
Meer informatie over Achilles UVDB en Verify Audit is beschikbaar op www.achilles.com/uvdb
Wilt u meer informatie, advies of wilt u zich aanmelden bij Achilles, neem dan contact op met het Achilles Team via (0)1235 861118 optie 2.
Hoe op tijd betaald te worden
Bij Argent Energy streven we ernaar onze leveranciers op tijd te betalen, volgens de contractuele voorwaarden. Wij evalueren de betalingen van onze leveranciers, spotten trends en ondernemen gepaste acties om onze service te verbeteren.
Om ons te helpen uw facturen snel en efficiënt te verwerken, gelieve het volgende te controleren voordat u ze indient:
- Zorg ervoor dat u een geldig inkoopordernummer (PO) hebt voordat u werkzaamheden uitvoert of goederen levert. Zonder PO kunnen wij geen betalingen verwerken. Argent Energy hanteert een NO PO, NO PAY beleid.
- Vermeld het juiste PO nummer op uw facturen en zorg ervoor dat de huidige Argent Energy bedrijfseenheid wordt vermeld op uw bestelling.
- Indien de behoeften veranderen nadat de PO is verstrekt, zorg er dan voor dat u een nieuw PO-nummer krijgt voordat u werkzaamheden uitvoert of goederen levert.
- Zorg ervoor dat de beschrijving overeenkomt met de PO op de factuur.
- Dien uw factuur pas in wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd of de goederen zijn geleverd.
- Stuur facturen en creditnota’s, met de PO-referentie als titel, per e-mail naar:
Facturen voor Argent Energy-bedrijven die in het VK gevestigd zijn, stuurt u naar: Accountspayableuk@argentenergy.com
Facturen voor Argent Energy-bedrijven die in Nederland gevestigd zijn, stuurt u naar: pog.invoice@argentenergy.nl
